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浅谈发文字号中发文机关代字的拟制

更新时间:2020-07-11 17:52点击:

  发文字号是公文的有机组成部分,是公文的“身份标识”,在文件登记、文件查询引用、文件归档管理等环节都有重要作用,正确编制发文字号很重要。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。《党政机关公文格式》(国标GB/T9704-2012)对发文字号中的年份、发文顺序号格式、编排均有明确规定,但对于发文机关代字的拟制,则由于各单位实际情况存在差异,难以统一规定,在实际工作中经常出现发文机关代字拟制不规范的现象。本文以中国科学院系统内各单位的发文字号为切入点,探讨发文机关代字拟制的规范性问题。

  发文机关代字拟制不准确、不完整,导致代字脱离了发文机关。发文机关代字是发文机关全称的高度缩略,因此代字拟制的基本原则是与发文机关保持一致。而二者不一致的情况却随处可见:例如中国科学院离退休干部工作局的《关于在全院实施完善共享机制增加离退休经费方案的通知》(离退字〔2014〕1号),中国科学院重大科技任务局的《关于核查及补充填报A类先导专项管理文件的通知》(重字〔2014〕6号),显然,以“离退”作为中国科学院离退休干部工作局的代字、以“重”作为中国科学院重大科技任务局的代字,都太过简化,不能准确、完整代表发文机关。

  按照公文“统收统发”的要求,机关单位的文件应当由文秘部门或者专人统一管理,发文字号的拟制和编写应当按照一定的原则统一规范,不能出现由同一单位印发的同一种类的相同承办部门的公文,使用不一样的发文机关代字,否则必然会造成混乱,给阅文、收文、办文带来某种程度上的困惑。如中国科学院条件保障与财务局的《关于印发〈中国科学院所属单位经济活动内部控制规范〉的通知》,文号为“科发条财字〔2013〕206号”,而同是中国科学院条件保障与财务局的《关于印发〈中国科学院野外科学考察等特殊科研活动经费支出管理办法(试行)〉的通知》,文号却是“条财字〔2014〕33号”。凡此种种,不胜枚举。

  “嵌字”指的是发文机关代字中,非发文机关全称关涉的、由发文机关根据一定规定或使用原则“镶嵌”在发文机关代字中的某些特定字,常见的有“发”“字”“函”“复”,以及承办/主办部门或公文内容代字等。由于没有明确的规定可参考,对嵌字的理解存在较大的差异,因此使用也比较混乱。

  根据目前常见的嵌字和对其主流认识,可分为三类:一是代表行文方向的“发”“复”“呈”“报”等。一般以“发”“复”为下行文嵌字代表,“发”意义宽泛,适用于各种下行文,“复”则一般常见于上级对下级的批复。“呈”“报”均为上行文嵌字代表。二是承办/主办部门代字或公文内容代字,根据公文承办/主办部门不同,科研院所常用“办”(办公室)、“人”(人事部门)、“财”(财务部门)、“资”(资产部门)、“基”(基建部门)、“科”(科研部门)、“研”(研究生管理部门)等字。根据公文内容不同,常用“任”(人事任免)、“教”(教育教学)、“学位”(学位授予)等字。当然这两者并不能完全区分开来,一般承办/主办部门代字也可理解为公文内容代字。三是“函”“字”“明电”等专用词,“函”表示此公文的文种为函件或者是以信函格式流转的一般事务的专发性通知、批复等。“字”一般认为多用于具体事务、职能型发文,或与“发”配合使用,跟在公文内容代字之后。“明电”主要用于明传电报。

  要在坚持发文机关代字拟制基本原则的前提下,探讨嵌字的规范使用,确保发文机关标志、发文机关代字、发文机关署名三者的一致性。明确以上原则后我们再来逐一探讨以上几类嵌字的使用。

  关于行文方向代字:公文的行文方向可以从公文的文种或标题一目了然地获取。根据概括性的原则,为简洁明了起见,一般不建议在发文机关代字中加行文方向代字。但如果发文机关代字只有一个字,建议使用“发”(下行文且普发性或阅知范围较大的文件)或“字”(具体事务性或职能型发文)字,而且如果使用,应坚持继承性和发展性的原则,同类文件统一使用。其他行文方向嵌字均不建议使用。

  关于公文内容代字(包括承办/主办部门代字),用或不用各有利弊。用的话可以提高文件的针对性,使收文人或者检索人一望即知其内容类别,便于管理和检索利用,弊端则在于会造成发文机关代字较长,不够简洁明了。不用则利弊反之。在发文机关代字中加上公文内容代字需要注意的是,必须坚持发文机关标志、发文机关代字与发文机关署名三者的一致性,不能简单将内容代字直接加在机关代字后面,否则容易造成内容代字与部门代字混淆,给阅文人造成发文机关为某单位某部门的误解,例如,中国科学院兰州分院人事人才工作类文件,发文机关代字为“科兰发人字”,用“发”将发文机关与内容代字隔开,保持了三者的吻合性,反之如直接用“科兰人”,从发文机关代字来看发文机关似乎为兰州分院人事工作管理部门,给阅文人造成了不必要的误解,也影响了三要素的一致性。

  关于专用词:如发文机关代字中加上内容代字,需要用“发”将机关名称与内容代字隔开时,应在内容代字后面加上“字”。在其他情况下,为简洁概括起见,一般不建议加“字”。如:“函”“明电”使用情况较为明确,不存在太多的争议。需要说明的是一般“函”直接加在机关名称后,无需与“发”“字”配合使用,而“明电”则常与“发”一起使用,例如国务院和国务院办公厅对没有直接隶属关系单位的批复常用“国函”和“国办函”,国务院和国务院办公厅的明传电报分别为“国发明电”和“国办发明电”。

  总之,公文处理的规范化在于每一个细小的环节,以上探讨和建议是建立在感性认识和理性思索的基础上的,管窥蠡测,一家之言,旨在为公文处理的科学化和规范性提供更多的思考和参考。

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